Empecemos por desarmar la palabra
Cuando alguien dice «¿tenés la planilla al día?», puede estar preguntando dos cosas completamente diferentes:
- La Planilla de Trabajo Unificada — un documento formal, que se registra ante BPS y te lo piden en una inspección.
- Tu planilla de Excel — donde anotás quién vino, quién faltó y quién hizo horas de más.
La primera es una obligación legal. La segunda no lo es, pero es la que te salva cuando hay un reclamo. Son cosas distintas y ninguna reemplaza a la otra.
Planilla de Trabajo Unificada
lo que es estable
- Datos de la empresa
- Datos del trabajador
- Categoría laboral
- Salario base
- Horario pactado y descansos
Libro de Registro Laboral
lo que cambia
- Cambios de horario y turno
- Horas extra
- Horarios diarios variables
- Accidentes
- Fechas de licencia
La Planilla dice lo que acordaron. El Libro dice lo que pasó. Cuando hay un reclamo, se discute lo segundo.
La Planilla de Trabajo Unificada registra lo estable: datos de la empresa, del trabajador, categoría, salario base y el horario pactado con sus descansos. El Libro de Registro Laboral registra lo que cambia: cambios de horario y turno, horas extra, horarios diarios de quienes tienen entrada y salida no previsible, accidentes y fechas de licencia.
Qué dice la norma, con número
El Decreto 278/017 es el que manda hoy. Su artículo 1 es directo: todo empleador del sector privado que tenga personal dependiente está obligado a llevar los documentos de control. No hay mínimo de empleados: con uno, ya aplica.
El artículo 7 define qué lleva la Planilla: los datos de la empresa y de cada trabajador —nombre, fecha de nacimiento, categoría laboral, fecha de ingreso, salario base— y los horarios de trabajo y descanso.
El artículo 16 define qué va en el Libro: los cambios de horario y turno, las horas extras, los horarios diarios de los trabajadores cuya entrada y salida no es previsible, los accidentes (dentro de las 24 horas) y las fechas de licencia.
Ese artículo 16 es el que más se pasa por alto. Fijate lo que implica: sí estás obligado a registrar las horas extra. Y si tenés gente con horario variable —guardias, obra, reparto, retenes— también sus horarios diarios.
Si te citan el Decreto 108/007, está derogado
Vas a encontrar bastante material que lo menciona. El artículo 37 del propio 278/017 lo dejó sin efecto en 2017, junto con el 306/009 y el 173/015. Es un buen detector: si un artículo o un proveedor te cita el 108/007 como vigente, no fue a la fuente.
Quién queda afuera
El decreto exceptúa al servicio doméstico (art. 27) y a los empleadores de trabajadores amparados por ciertas cajas —bancaria, notarial y de profesionales universitarios— (art. 28). Todo lo demás del sector privado entra.
Qué pasa si no la tenés
Las multas se gradúan por gravedad y —este es el punto que sorprende— se calculan por trabajador afectado: entre 1 y 150 días de salario cada uno (Decreto 186/004). Con quince empleados, una infracción deja de ser un tema administrativo muy rápido.
Ojo con esto: tener la Planilla impecable no te protege de un reclamo por horas extra. La Planilla dice el horario pactado; lo que se discute en un juicio es el trabajado. Son dos documentos y dos discusiones distintas — lo explicamos acá.